Odkąd Henri Fayol na początku XX wieku opracował 14 zasad zarządzania, powstała cała rzesza opracowań i rozwinięć jego nauk. W tej książce interesują nas cztery podstawowe funkcje zarządzania: planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrola. Jeśli jesteś managerem, szefem kuchni czy kierownikiem na każdym szczeblu, to właśnie ten zakres obowiązków sprowadza się do czterech podstawowych zadań.
Kiedy studiowałam zarządzanie, uważałam, że uczenie się teoretycznych regułek jest sprzeczne z tym, czego realnie potrzebuję do pracy na stanowisku managera. Dziś, po upływie lat, widzę to jednak nieco inaczej. Wynika to z faktu, że bardzo często napotykane osoby pytają mnie, ile powinny zarabiać na stanowisku szefa kuchni, managera czy kierownika sali. W zasadzie nie ma szkolenia, na którym to pytanie by nie padło.
Nie potrafię wycenić samego zasiadania na stanowisku, posiadania decyzyjności – zakresu obowiązków nie można wycenić, dopóki nie dołoży się do tego słowa kluczowego: odpowiedzialność.
Przyjrzyjmy się, jak wygląda rekrutacja na stanowisko managera lokalu. Po wstępnej selekcji CV i kontakcie telefonicznym nadchodzi czas spotkania. Zadajemy pytania dotyczące wiedzy, doświadczenia, umiejętności i przedstawiamy zakres obowiązków. Omawiamy stawkę i, jeśli nie ma większych przeciwwskazań – a po zweryfikowaniu CV okazuje się, że napisano w nim prawdę – zatrudniamy managera. Tak wygląda to w zdecydowanej większości lokali. I tutaj nasuwa się pierwsze pytanie: jaki cel postawiliśmy przed zatrudnionym managerem?
Kto przed lub zaraz po zatrudnieniu jako pierwsze zadanie wyznacza przygotowanie planu działania lokalu na najbliższe trzy miesiące? Jak inaczej zmusić tego nowo zatrudnionego kapitana naszego statku, aby dogłębnie zapoznał się z:
– kosztami lokalu,
– strukturą i formą zatrudnienia pracowników,
– planem marketingu,
– rentownością karty menu, napojów, koktajli i win,
– ofertą eventów okolicznościowych,
– standardem obsługi oraz całą gamą równie ważnych czynników wpływających na nasze funkcjonowanie?
Analogiczna sytuacja dotyczy szefa kuchni. Jak może rozpocząć planowanie karty menu, jeśli nie wie, jaki teoretyczny food cost powinien uwzględnić przy doborze produktów? Jak dobrać dania w menu, jeśli nie przeprowadzimy analizy, kto i w jakim celu do nas przychodzi? Czy są to goście w trakcie szkoły, pracy, czy może głównym powodem są spotkania ze znajomymi? A może przede wszystkim celebracja wydarzeń, takich jak chrzciny, komunie czy urodziny? Czy nasi goście to osoby młode, w średnim wieku czy starsze? Jaka cena dania jest najczęściej akceptowana przez gości?
Pomysłów i koncepcji, które można wdrożyć w lokalu, jest całe mnóstwo. Jednak aby rozpocząć zarządzanie lokalem gastronomicznym, niezbędne jest zbudowanie trwałych fundamentów. Bez nich efekty naszej pracy będą równie trwałe jak zamek z piasku.
Każde działanie, jakie podejmujesz, powinno składać się z tych czterech podstawowych czynności. Jeśli pominiesz którąkolwiek z nich, może się okazać, że działanie nie przyniosło pożądanego skutku, lub – co gorsza – pogorszyło sytuację.
Pierwszym działaniem, które zobowiązani jesteśmy podjąć, jest:
1. **Planowanie** – w teorii najprostsze, w praktyce jest to najtrudniejsza z funkcji w lokalu gastronomicznym. Planowanie to odpowiedź na pytania:
– Ile powinieneś wygenerować obrotu, aby pokryć koszty prowadzenia swojego lokalu?
– Ile chcesz wygenerować zysku? Tak, wiemy, jak najwięcej, jednak postaraj się to określić konkretną wartością.
– Ile potraw i napojów musisz sprzedać, żeby wygenerować obrót pokrywający koszty i uwzględniający Twój zysk?
– Jakich umiejętności potrzebują Twoi pracownicy, żeby tego dokonać?
– Czym chcesz się wyróżnić wśród innych lokali?
– Do kogo planujesz kierować ofertę?
Bez znajomości odpowiedzi na te pytania nie możemy mówić o zarządzaniu. Aby do czegoś dążyć, musisz znać cel. To właśnie jest podstawa, by przejść do kolejnego kroku, jakim jest organizowanie.
2. **Organizowanie** – znając odpowiedzi na podstawowe pytanie, czyli ile obrotu musisz wygenerować, aby pokryć koszty i wypracować zysk dla właściciela, rozpoczyna się kolejny etap. Tym etapem jest szukanie rozwiązań.
To słowo to odpowiedzialność. Każdy może podjąć decyzję, to nie jest trudne. Jednak kiedy z podejmowaniem decyzji idzie w parze odpowiedzialność za konsekwencje, tylko nieliczni są w stanie podjąć się wyzwania. Właśnie ci zasługują na rozpatrywanie ich w kategoriach wodza, przodownika czy po prostu kierownika.
Aby prawidłowo zarządzać firmą, jaką jest nasz lokal gastronomiczny, nie możemy pominąć żadnej z funkcji. Kiedy jednak tak się dzieje, zaczynają się kłopoty. Brakuje nam celu, w zasadzie nie wiemy…
Wracamy znowu do Twoich czterech podstawowych obowiązków:
– stworzenia planu,
– organizacji pracy,
– zmotywowania pracowników do dążenia do celu,
– kontroli, czy realizowane zadania przynoszą odpowiednie efekty.
Żebyś mógł zacząć od pierwszego elementu, jakim jest stworzenie planu, musisz znać wszystkie swoje koszty i nauczyć się prawidłowo je analizować. To nie jest trudne, najczęściej po prostu wolimy słodką niewiedzę, bo nie wymaga ona od nas żadnego działania.
Pozdrawiam
Edyta Okroj-Wierzbicka
