Zarządzanie w restauracji

Odkąd Henri Fayol na początku XX wieku opracował 14 zasad zarządzania powstała cała rzesza opracowań i rozwinięć jego nauk. Nas w tej książce interesują 4 podstawowe funkcje zarządzania.  Są to planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrola. Jeśli jesteś managerem, szefem kuchni, kierownikiem każdego szczebla – to właśnie jest Twój zakres obowiązków sprowadzony do czterech podstawowych zadań.  

Kiedy studiowałam zarządzanie, uważałam że uczenie się teoretycznych regułek jest sprzeczne z tym, czego realnie potrzebuję do pracy na stanowisku Managera Gastronomii. Dziś po upływie lat, widzę to jednak trochę inaczej. Wynika to z faktu, że bardzo często napotkane osoby pytają mnie ile powinny zarabiać na stanowisku Szefa Kuchni, Managera czy Kierownika sali. W zasadzie nie ma szkolenia, na którym to pytanie nie pada.

Nie potrafię wycenić samego zasiadania na stanowisku, posiadania decyzyjności, zakresu obowiązków nie można wycenić, dopóki nie dołoży się do tego słowa klucz – odpowiedzialności.

Przyjrzyjmy się jak wygląda rekrutacja na stanowisko managera lokalu:

Po wstępnej selekcji CV, kontakcie telefonicznym, nadchodzi czas spotkania. Zadajemy pytania dotyczące wiedzy, doświadczenia, umiejętności i przedstawiamy zakres obowiązków. Omawiamy stawkę i w zasadzie, jeśli nie ma większych przeciwwskazań – a po zweryfikowaniu CV okazuje się, że napisano w nim prawdę, zatrudniamy managera. Wygląda tak w zdecydowanej większości lokali. I tutaj nasuwa się pierwsze pytanie – jaki cel postawiliśmy przed zatrudnionym managerem?

Kto przed lub zaraz po zatrudnieniu jako pierwsze zadanie wyznacza przygotowanie planu działania lokalu na najbliższe 3 miesiące?

Jak inaczej wymusić na tym nowo zatrudnionym kapitanie naszego statku, aby dogłębnie zapoznał się z:

• - kosztami lokalu,
• - strukturą i formą zatrudnienia pracowników,
• - planem marketingu,
• - rentownością karty menu, napoi, koktajli i win,
• - ofertą eventów okolicznościowych,
• - standardem obsługi oraz całą gamą równie ważnych czynników wpływających na nasze funkcjonowanie?

Analogiczna sytuacja dotyczy Szefa Kuchni. Jak może rozpocząć planowanie karty menu, jeśli nie wie jaki food cost teoretyczny powinien uwzględnić dobierając produkty? Jak dobrać dania w menu, jeśli nie zrobimy analizy, kto i w jakim celu do nas przychodzi? Czy są to Goście w trakcie szkoły/ pracy czy może głównym powodem są spotkania ze znajomymi? A może przede wszystkim celebracja wydarzeń np. chrzciny, komunie, urodziny? Czy nasi Goście to osoby młode, w średnim wieku czy starsze? Jaka cena dania jest najczęściej akceptowana przez Gości?

Pomysłów i koncepcji jakie można wdrożyć w lokalu jest całe mnóstwo. Jednak, żeby rozpocząć zarządzanie lokalem gastronomicznym, niezbędne jest zbudowanie trwałych fundamentów bez których efekty naszej pracy będą równie trwałe jak zamek z piasku.

Każde działanie jakie podejmujesz powinno składać się z tych czterech podstawowych czynności. Jeśli pominiesz którekolwiek może okazać się, że działanie nie odniosło pożądanego skutku lub co gorsza pogorszyło sytuację.

Pierwszym działaniem jakie zobowiązani jesteśmy podjąć to:

1.  Planowanie – w teorii najprostsze w praktyce jest to najtrudniejsza z funkcji w lokalu gastronomicznym. Planowanie to odpowiedź na pytanie:

• Ile powinieneś wygenerować obrotu, aby pokryć koszty prowadzenia swojego lokalu?
• Ile chcesz wygenerować zysku? Tak, wiemy, jak najwięcej. Jednak postaraj się to określić konkretną wartością.
• Ile potraw i napoi musisz sprzedać, żeby wygenerować obrót porywający koszty i uwzględniający Twój zysk?
• Jakich umiejętności potrzebują Twoi pracownicy, żeby tego dokonać?
• Czym chcesz się wyróżnić wśród innych lokali?
• Do kogo planujesz kierować ofertę?

Bez znajomości odpowiedzi na te pytania, nie możemy mówić o zarządzaniu. Żeby do czegoś dążyć – musisz znać cel. To właśnie jest podstawą, aby przejść do kolejnego kroku jakim jest organizowanie.

2. Organizowanie – znając odpowiedź na podstawowe pytanie czyli ile obrotu musisz wygenerować, aby poryć koszty i wypracować zysk dla właściciela, rozpoczyna się kolejny etap. Tym etapem jest szukanie rozwiązań.

To słowo to odpowiedzialność.

Każdy może podjąć decyzję, to nie jest trudne. Jednak kiedy z podejmowaniem decyzji idzie w parze odpowiedzialność za konsekwencje tylko nieliczni są w stanie podjąć się wyzwania. Właśnie Ci zasługują na rozpatrywanie ich w kategoriach wodza i przywódcy.

3. Motywowanie – aby pracownicy chcieli dla Ciebie pracować. By znali cel i chcieli do niego dążyć. Aby popularne „żeby im się chciało tak jak im się nie chce” się w naszym lokalu ziściło. Jeśli pracownicy restauracji tego chcą – właściciel zarobi. Jeśli nie chcą – nie zarobi. A żaden system go od tego nie uchroni. Pomimo pandemii, inflacji nadal mamy rynek pracownika, nie pracodawcy. To pracownicy wybierają miejsce, w którym chcą spędzać dzień i właściciela, dla którego chcą świadczyć usługę. W motywowaniu jest wiele o chęciach i zaangażowaniu. Pomijanie tego elementu, zbytnia eksploatacja pracownika doprowadza do wypalenia, zmęczenia, znudzenia i skrajnie negatywnych emocji.

Więcej o tym, kolejnym wpisie.

4. Kontrola. Temat rzeka, głównie dlatego, że z naszego punktu widzenia, to najczęściej pomijany element. Kontroli w lokalach gastronomicznych jest niewiele. Tej organizacyjnej, finansowej, jakościowej, serwisowej. A to podstawa zarządzania.

Aby prawidłowo zarządzać firmą jaką jest nasz lokal gastronomiczny nie możemy pominąć żadnej z funkcji. Kiedy jednak tak się dzieje, rozpoczynają się kłopoty. Brakuje nam celu, w zasadzie nie wiemy co chcemy osiągnąć, do czego dążymy. Jaką mamy wizję i pomysł na lokal. Dla kogo go tworzymy ani czym chcemy się wyróżnić.

W zasadzie jest to tylko wstęp do zarządzania. Ale żeby zbudować dom, zawsze zaczyna się od fundamentów.

Edyta Okroj